Wat als we een oproep co-creëren met de (potentiële) indieners op die oproep? Wat als we van bij de start strategische partners en organisaties op het terrein samen een oproep laten vormgeven? Zo gezegd, zo gedaan!
Tweeperenboom begeleidde het cocreatieproces van twee recente oproepen van Europa WSE (Werk & Sociale Economie). Beide oproepen kaderen in de opstart van 18 regionale organisatienetwerken waarin lokale besturen en organisaties samen leren en acties opzetten rond de 4de pijler inburgering, het participatietraject voor nieuwkomers. Inhoudelijk lees je hier meer over het thema inburgering.
Ben je benieuwd naar hoe we dit cocreatieproces hebben aangepakt? Lisa Van Hecke, projectmanager bij Europa WSE, en Lies Lambert, doorbraakarchitect bij Tweeperenboom vertellen in deze vraag- en antwoordblog meer over deze nieuwe manier van werken.
Wat mogen we ons inbeelden bij de cocreatie van een oproep?
Lisa: In het verleden schreven we ook al oproepen met diverse stakeholders, vooral met strategische partners op Vlaams niveau. Het vernieuwende is dat we nu in cocreatie gingen met de mensen die het ‘op het werkveld’ echt gaan doen en zullen intekenen op de oproep.
Het is sterk om inzichten te verzamelen over wat zo’n oproep effectief betekent op het terrein. Op die manier zet je praktijkmensen mee aan de schrijftafel en nodig je hen uit om te reflecteren over principes die je in de oproep opneemt.
Hoe gaat dat concreet in z’n werk, zo’n cocreatiesessie?
Lies: We stelden een mix van mensen samen. Enerzijds mensen die binnen deze oproep straks aan de slag gaan, anderzijds mensen die in andere sectoren binnen gelijkaardige oproepen werken. Hun opdracht was om input te geven over wat er in zo’n oproep moet staan, over wat er gaat werken. We willen de nieuwe manier van werken in de oproep, namelijk het werken in organisatienetwerken, al mee binnenbrengen in het ontwerp van die oproep.
Met andere woorden: we introduceren op een nieuwe manier iets nieuws. Dat maakt het congruent: het schrijven van de oproep ligt in de lijn van wat we willen bereiken met de oproep.
Tijdens de eerste cocreatiesessie werkten we vanuit een kernvraag en verzamelden we collectieve inzichten, ervaringen en visies om die kernvraag te beantwoorden. Voor de tweede oproep hanteerden we de methodiek van het scenariodenken. We verbeeldden ons mogelijke toekomsten, en onderzochten dan hoe de oproep er in die verschillende mogelijke toekomsten zou moeten uitzien. Zo nodig je mensen uit om vanuit een bril naar iets te kijken die ze niet meteen spontaan zelf zouden kiezen. Toch leidt dat tot ideeën en pistes waar deelnemers uiteindelijk wél enthousiast over zijn. Op een halve dag kan je zo heel veel bereiken. Meer over deze aanpak lees je in deze blog van Europa WSE.
Lisa: Na elke cocreatiesessie formuleren we intern wat de essentie was van wat we gehoord hadden, en welke lessen we hieruit kunnen trekken voor het vormgeven van de oproep.
Wat maakt dat jullie op deze manier willen werken?
Lisa: Dit is dynamischer. Je brengt een bredere waaier van actoren, en dus meer perspectieven, rond de tafel. Je consulteert ‘voorbij de usual suspects’. Zo kom je tot zaken die je via de klassieke manier niet kan bedenken. In voorgesprekken vingen we op dat het werken met organisatienetwerken een hele eigen dynamiek zou volgen, op verschillende snelheden. Net daarom is het niet makkelijk om met je standaard stakeholders een oproep samen te stellen die iedereen appelleert. Het vraagt dat je best veel flexibiliteit inbouwt bijvoorbeeld.
Tegelijk creëer je meteen ook draagvlak. Het eigenaarschap is groter, dat voel je. Mensen groeien mee in de visie die je voor ogen hebt.
Lies;: Je kan het oude projectmanagement-idee over ‘de koek die we moeten verdelen’ echt kantelen. Je brengt mensen in een andere mindset en in een andere rol, nog voor je van start gaat. De uitnodiging om het mee te ‘maken’, werkt verfrissend.
Welke effecten brengt deze nieuwe manier van werken met zich mee?
Lies: We doen voor wat zij gaan doen in hun partnerschap. Zo zorg je voor een soort ‘didactisch effect’.
Lisa: Je wakkert enthousiasme aan. We hebben binnen overheden nood aan een aanpak die motiverend en constructief werkt. Tegelijk is het uitdagend. Mensen vragen zich of hoe ze wat ze gehoord hebben, kunnen vertalen naar de (politieke) setting waarin ze werken.
Lies; Je brengt ook een heel systeem in de kamer.
De ‘doeners’ en de ‘denkers’ komen elkaar niet vaak tegen. Dat is niet altijd makkelijk, en tegelijk loont het de moeite.
Lisa: Verrassend is dat cocreatie best efficiënt is. Je verzamelt op korte termijn rijke inzichten. De simultane interactie maakt dat je snelheid kan maken.
Stel… je doet dit opnieuw. Wat doe je anders?
Lisa: De groepssamenstelling doet ertoe. Bij een vervolg zou ik hier heel bewust mee omgaan. Net als een facilitator aan de tafel, dat zorgt echt voor kwaliteitsvolle interactie. In de ideale wereld zou ik ook voor een evenwichtige vertegenwoordiging vanuit de politiek en de administratie zorgen, op management niveau.
Lies: Zo kan je uit het oude ‘go/no go’ paradigma breken. Iemand die vanuit een strategische positie de participatieve dynamiek mee beleeft, kan vanuit die ervaring spreken. Dat is cruciaal. Ook lokale mandatarissen betrekken we best nog meer.
Smaakt dit naar meer?
Ben je benieuwd?
Neem dan contact op met Lisa Van Hecke (lisa.vanhecke@vlaanderen.be) of Lies Lambert (lies@tweeperenboom.be).