Dat corona een impact heeft op onze manier van vergaderen, is een understatement. We komen uit een pre-corona tijd waarin het voor vele organisaties vanzelfsprekend was dat vergaderingen altijd fysiek plaatsvonden. Te grote kantoorgebouwen, ‘verloren’ pendeltijd en ellenlange files hoorden daar nu eenmaal bij. Geen ideaal scenario nochtans voor ons mentaal welzijn, noch voor het klimaat, daar zijn we met z’n allen ondertussen uit.
Corona smeet ons naar het andere uiterste van het spectrum. Ik ken vele mensen die tot voor kort gedurende meer dan een jaar niet meer op kantoor waren geweest en hun collega’s alleen nog maar twee-dimensioneel, op het scherm, ontmoetten. ‘Zoomen’ is ondertussen een nieuw werkwoord geworden, de toevallige ontmoetingen aan de koffiemachine beperkten zich tot onze huisgenoten en de babbels voor en na een vergadering waren verdwenen. Onze werkagenda werd een reeks van online meetings, van ’s ochtends tot ’s avonds. Heerlijk efficiënt… maar na een tijdje maakte het ons ook eenzaam, geïsoleerd en vervreemd. Dat dit niet het gewenste nieuwe normaal is, is ondertussen ook duidelijk.
Noch het ene, noch het andere uiterste maakt ons gelukkig. Zoals altijd draait het om het vinden van een gezond evenwicht. En wat betekent dat dan voor onze manier van vergaderen, eenmaal corona een vage herinnering is? En daaruit volgend ook: wat betekent dat voor vergaderplekken zoals Tweeperenboom?
Een collega van mij verwoordde het treffend: “Je hebt trage vergaderingen, en je hebt snelle vergaderingen. En beide vergen een andere context.”
Snelle en trage vergaderingen
Snelle vergaderingen zijn taakgerichte vergaderingen die je liefst zo efficiënt mogelijk aanpakt. Waarbij je de agenda overloopt en topics afvinkt. Dat kan gaan over een wekelijkse sales-vergadering, je dagelijkse stand-up meeting met het team, een briefing, enz. Hiervoor lijken online meetings een efficiënte oplossing te bieden, ook na corona. Een uur of twee hier en daar in je werkweek, waar je gericht zaken opvolgt en afhandelt.
Trage vergaderingen zijn vergaderingen waarin je moet nadenken, onderzoeken en verbinden. Het kan gaan om een brainstorm of een ontwerpvergadering, een teambuilding, een strategiemeeting of een tweedaagse. Er moet al eens een stilte kunnen vallen en je wil weten en voelen hoe je collega’s zich fysiek verhouden tot de context: naar wie of wat kijken ze, wie zit te wachten om iets te zeggen tot de andere gedaan heeft met spreken, wie schuifelt ongeduldig op z’n stoel, wie loopt alvast naar het whiteboard om gedachten te structureren terwijl iemand anders aan het woord is? Is het je al opgevallen dat één van de belangrijkste menselijke interacties ontbreekt op het scherm, namelijk oogcontact? Je kan wel aandachtig naar iemand luisteren en kijken, maar die andere persoon weet helemaal niet dat je naar hem of haar kijkt. En jij weet evenmin of die persoon terugkijkt naar jou. Je maakt, letterlijk, geen oog-contact. Voor trage vergaderingen heb je een fysieke bijeenkomst nodig, met oogcontact, en liefst op een inspirerende plek. Een plek die de inhoud en de doelstelling van jouw vergadering kracht bij zet.
Karaktervolle vergaderplekken
Daarom zullen we bij Tweeperenboom in de toekomst nóg meer inzetten op die karaktervolle plekken waar mensen kunnen luisteren, interageren en stiltes kunnen laten vallen. Waar ze traag kunnen vergaderen, ook al gaat dat ‘traag’ er soms heel ‘snel’ aan toe als we sommige creatieve groepen hier mogen aanschouwen.
Hoe pakken we dat concreet aan? We creëerden extra babbelhoekjes in de tuin en legden een ‘tuin van (Sm)eden’ aan waar plaats is voor wandelvergaderingen, teambuilding en natuureducatie. We bouwen – letterlijk – een brug naar het zonneterras van De Smederij waar bezoekers kunnen genieten van lokaal voedsel en ambachtelijk bier. De plaats waar Tweeperenboom gelegen is, heeft een ziel en een rijk verleden vol verhalen, die we vaak en graag delen met onze bezoekers. In de toekomst willen we nog meer inzetten op storytelling en de vele verhalen nog zichtbaarder en tastbaarder maken voor wie over de site kuiert.
En het gaat verder dan dat. Tweeperenboom ontwerpt en begeleidt ook doorbraaktrajecten, vaak in complexe materies en met vele stakeholders. Onze plek in Winksele is een getuige van hoe we dergelijke projecten vormgeven en waarmaken. Vanuit de plek willen we dan ook nog meer de brug maken naar het verhaal van de doorbraaktrajecten en zullen we onze bezoekers inspireren met thema’s als samenwerking en maatschappelijke vraagstukken.
Zo vertalen we de geschiedenis en de ziel van de plek naar de uitdagingen van vandaag en morgen. Het zorgt voor resonantie en voor authenticiteit, iets waar we allen naar snakken en wat gegarandeerd bij onze bezoekers leidt tot een zucht van opluchting en herkenning. Resonante plekken en authentieke belevingen sluiten naadloos aan bij de visie over ‘Reizen naar Morgen’ van Toerisme Vlaanderen, waarover we onlangs een (online uiteraard) congres volgden tijdens ‘De Week Van Het Toerisme’.
Lege koekjesdozen
En dat het werkt, daar mogen we bij Tweeperenboom getuige van zijn wanneer we een groep ontvangen in één van onze vele vergaderzalen of wanneer iemand een flexplek bij ons huurt. Eén voor één slaken ze een zucht van opluchting wanneer ze hier aankomen. Blij om nog eens ‘echt’ sociaal contact te hebben, blij om nog eens tussen andere muren of in een andere tuin te kunnen zitten, blij om een verhaal te horen. Sommige groepen zijn zó enthousiast, gewoon van elkaar terug te zien, dat we ze heel de dag horen giechelen, dat ze de vergaderzaal met airco spontaan inruilen voor de vele leuke plekjes in de groene tuin, en dat we de koekjes en aperitiefjes sneller dan gewoonlijk moeten bijvullen. En eerlijk, we ervaren het als een privilege om daar toeschouwer van te mogen zijn!