Vacature office manager

Bv ‘Bever & Adelaar’ is op zoek naar een office manager met een hands-on- mentaliteit die hen bijstaat in de verdere groei van de organisaties waar ze actief in is.

Over de organisatie:

Bij ‘Bever & Adelaar’ kom je terecht bij een koppel rasechte maatschappelijke ondernemers. Bert en Nele zijn mede-oprichter van onder andere Tweeperenboom, De Smederij, Schoolmakers en Mysterie van Onderwijs. Via deze organisaties legt ‘Bever & Adelaar’ zich toe op volgende activiteiten:

• Ondersteunen van organisaties in diverse sectoren (profit, non profit, onderwijs) op vlak van proces- en projectbegeleiding met een maatschappelijke impact
• Verhuur van opleidings- en vergaderruimtes op een bruisende site
• Opleidingen, lezingen en publicatie van boeken (o.a. De jeugd is tegenwoordig, Ik was 10 in 2015, Leren uit de toekomst, Iedereen Schoolmaker…). Bert en Nele zoeken een administratieve, organisatorische rechterhand om samen met hen hun plannen en dromen verder waar te maken. Vanuit Bever & Adelaar werk je enerzijds als management assistent(e) voor Bert en Nele en anderzijds neem je de
  coördinatie van de financiële en overige administratie voor Tweeperenboom voor je rekening. Je kantoor bevindt zich in het gebouw waar je ook vaak met klanten en partners (Tweeperenboom, Schoolmakers, De Smederij…) in contact komt. Verwacht je niet aan een duidelijke hiërarchie, wel een bruisend ecosysteem. Jouw job-uitdaging: als office manager ondersteun je Nele en Bert, de collega’s en hun klanten met onderstaande taken:

1. Administratie, financiën en logistiek

• Betalingen, facturatie en boekhouding:
  • Uitvoeren en opvolgen van betalingen
  • Uitvoeren en opvolgen facturatie: facturatie van de projecten, zalen en decatering, ondersteunen van collega’s in het gebruik van het ERP-pakket (bvklantgegevens beheren, prestaties ingeven, rappels sturen,…)
  • Klasseren en verzamelen van documenten voor de boekhouder
• Ondersteuning bij de opmaak van businessplannen en begrotingen, opvolging van subsidie- en kredietdossiers
• Post en klassement
• Beheer onroerend goed (onderhoudsagenda, aanspreken aannemers, verzekeringen, …) en mobiliteit (verzekeringen, abonnementen, onderhoudsagenda…)
• Ondersteuning bij het schrijven van boeken: contact met uitgeverij, auteursrechten opvolgen,…
• Ondersteuning bij beheer en installatie van kantoorsoftware en uitbouw ERP-pakket
• Occasioneel ondersteuning bij eventorganisatie

2. Management assistentie
   • Agendabeheer en telefoonassistentie
   • Persoonlijke assistent voor Nele en Bert (diverse ondersteunende taken, afhankelijk van de noden: naar post gaan, materiaal inkopen,…)
3. Onthaalfunctie (back-up van collega)
   • Opmaak offertes voor zaalverhuur en catering o.b.v. bestaand materiaal
   • Bestellingen plaatsen bij leveranciers voor catering
   • Onthaal van klanten
4. Projectassistentie
   • Administratieve ondersteuning bij projectwerk: agenda’s en uitnodigingenversturen,
   • Administratieve ondersteuning bij opleidingen: inschrijvingen opvolgen vanbestaande cursussen, deelnemerslijst opmaken, betalingen opvolgen
   • Inhoudelijke ondersteuning bij projectwerk: verslaggeving van vergaderingen, meegaan naar klanten, presentaties makenJouw profiel:
   • Je hebt minimum een bachelor diploma
   • Je hebt kennis van en/of ervaring met office management
   • Je hebt een basiskennis van facturatie, boekhouding en ERP-pakketten
   • Je kan discreet omgaan met vertrouwelijke info
   • Je werkt nauwkeurig en houdt ervan om de puntjes op de i te zetten
   • Je bent een goede organisator van je eigen tijd
   • Je bent contactvaardig en duurzame klanten- en leveranciersrelaties onderhoudenzijn voor jou prioriteit
   • Je bent flexibel en wendbaar, je kan snel schakelen van de ene naar de andere taaken vindt het fijn om meerdere balletjes tegelijk in de lucht te houden
   • Je hebt een open geest, en houdt van een feedback cultuur
   • Je bent positief ingesteld en oplossingsgericht
   • Je hebt een hands on mentaliteit en ziet werk liggen
   • Je bent zeer vlot met excel, powerpoint en word
   • Je bent in het bezit van rijbewijs B
   • Talen kennis: Engels of/en Frans is een pluspunt

Wat bieden wij jou?

• Een afwisselende job in een groeiende organisatie en bruisend ecosysteem
• Voeling met de eindklant en met het ‘waarom’ van je job en de organisatie
• Eigen initiatief en inbreng worden erg gewaardeerd, je krijgt de mogelijkheid om écht bij te dragen tot het geheel
• Unieke kans om van dichtbij ‘maatschappelijk ondernemerschap’ te ervaren
• Bedienden contract parttime 4/5e, met mogelijkheid tot uitbreiding naar fulltime (bespreekbaar)
• Loonpakket met groepsverzekering, laptop en cafetariaplan (keuze uit bv bijdragevoor elektrische fiets, GSM-abonnement of maaltijdcheques)
• Werkplek: Winksele (Herent) in een inspirerende setting. Restaurant en brouwerij opde site, grote groene tuin, wandelroutes vlakbij…
• Goed bereikbaar: bushalte voor de deur, treinstation op wandelafstand, gelegenlangs fietsautostrade A3 en op 5 minuten van afrit 17 (E314). Info over selectie procedure:
  • Graag solliciteren tegen 16/04 met cv naar bert@bertsmits.be en nele@beverenadelaar.be + vul deze vragenlijst in
  • De eerste gespreksronde vindt plaats tussen 19/04 en 30/04
  • Graag meer info, bel 0473/381103 (Nele Smets) of 0497/93.29.15 (Bert Smits)